Mise en place d'une celleule de veille : Etape 4 : Définir les rôles des collaborateurs et les process

Mettre en place un dispositif de veille au sein d'une équipe va impacter directement les manières de travailler des collaborateurs. Ceux-ci vont être amenés soit à contribuer à la recherche d'information mutualisée soit en exploiter les résultats, soit les deux.

Dans la majorité des cas, les collaborateurs d'une équipe réalisent chacun une veille pour les besoins de leurs projets. Ils y passent un temps certain, pas forcément considéré comme un temps dédié à  la veille puisqu'il est souvent constitué de la lecture des alertes mail diverses envoyées par des sources internes à l'entreprise, externes ou journalistiques. Ces informations sont lues puis classées par chaque collaborateur, sans forcément être partagées et mutualisées.

La mise en place d'une veille mutualisée va nécessiter un partage des sources, étape qui peut être délicate à accepter si elle justifie la compétence de certains collaborateurs. Lorsque le chef de projet va collecter les sources de chacun, il devra insister sur le fait que l'information extraite des sources de chacun sera restituée avec plus de valeur une fois croisée avec toutes les sources.

Le rôle des collaborateurs est ensuite à déterminer. Plusieurs scenari sont possibles:

- un collaborateur est chargé de parcourir l'information collectée par l'outil puis de redistribuer ces informations selon les sujets de travail de chacun, en gardant l'info collectée de façon organisée dans une base de connaissance. Les collaborateurs destinataires seront alors en charge de l'analyse et de la synthèse des informations, en complément de leurs tâches habituelles.

- un collaborateur est chargé de parcourir l'information collectée, de la trier, de l'analyser et de la synthétiser puis de constituer une base de connaissances avancée, avec des références vers les sources initiales. Ce deuxième mode d'organisation nécessite de la part du collaborateur veilleur une bonne connaissance de l'ensemble des dossiers en cours dans l'équipe ainsi qu'une vraie faculté d'analyse et de synthèse, même si un recours aux autres collaborateurs doit toujours être rendu possible.

Quelque soit le scenario choisi, le collaborateur veilleur est essentiel dans sa phase de détection de l'information utile. Un outil, si puissant soit-il, ne remplace pas une lecture humaine, indispensable à la qualification de l'information.

L'organisation de la base de connaissance dans laquelle seront stockés les résultats plus ou moins traités de la veille et, également la production interne de l'équipe doit être conçue en équipe afin d'être perçue comme un outil à valeur ajoutée dans le travail quotidien et non une contrainte supplémentaire.

Pour toutes ces phases d'organisation, l'appui du management est essentiel, toute modification des habitudes de travail étant perçue comme une charge. Les résultats devront être mesurables rapidement, en commençant par de petites actions perceptibles afin d'encourager la mise en place du dispositif.