Mise enplace d'une cellule de veille - Etapes 6 et 7 choix de l'outil et déploiement

Dernière étape avant le lancement du projet: choisir le bon outil et lancer le dispositif.

Choix de l'outil

Pour choisir le bon outil, il est essentiel d'avoir défini les besoin fonctionnels recensés dans les étapes précédentes: type d'informations recherchées, type de sources à surveiller, rôle des différentes personnes qui utilisent ou interviennent sur l'outil afin d'établir la finesse des niveaux d'accès nécessaires. Les fonctionnalités des outils actuels permettent de suivre des flux RSS, de détecter dans des pages statiques le moindre changement ou encore de détecter dans des pages statiques des mots clés définis au préalable. A vous de définir ce que vous souhaitez surveiller. Ce que les outils ne font pas, c'est définir les sources intéressantes pour un projet donné. Cette prestation peut être proposée par certains prestataires, mais attention, les spécialistes des sujets sont souvent les mieux informés sur les sources à surveiller, à la différence des fournisseurs de logiciels

La nécessité du cahier des charges

Même hors cadre d'un appel d'offre, la rédaction d'un cahier des charges est nécessaire. Ce document permet de mettre à plat ses besoins et de les exposer à un prestataire afin qu'il y réponde plutôt que de se laisser séduire par un outil, souvent très intéressant mais pas forcément adapté aux besoins d'information et au fonctionnement des équipes.

Lancement et fonctionnement

S'il répond au cahier des charges, l'outil sera très vite adopté... ou pas!

Tout nouvel outil informatique nécessite un moment d'adaptation par ses utilisateurs. Même s'il apporte des réponses aux besoins, ce nouvel outil de veille devra être introduit et "vendu" par son initiateur afin d'être adopté. Les pratiques des utilisateurs devront être observées, commentées et leurs retours exploités au maximum pour améliorer l'outil et le rendre totalement opérationnel. Ensuite, comme toute nouveauté, mieux vaut commencer petit avec des exemples d'usages utiles immédiatement que démarrer par un usage grandeur nature, qui peut effrayer les utilisateurs. Plus vite la dynamique de réussite sera engagée, plus vite les utilisateurs auront envie de modifier leurs pratiques pour adopter la nouveauté proposée.

Sur ces conseils, bonne veille, et n'hésitez pas à commenter pour apporter vos témoignages ou signaler des erreurs!